Invoice Management

Wir bieten unseren Kunden Leistungen von der intelligenten Erfassung von Dokumenten bis zur revisionssicheren elektronischen Archivierung. Und dabei gehen wir gezielt auf die kundenindividuelle Anforderungen ein, vergessen aber auch nicht dort, wo Standardszenarien ausreichend sind, diese zu implementieren.

Mit unseren vorgefertigten Lösungen helfen wir Ihrer Buchhaltung schneller und effizienter zu sein. Wir bieten hierfür zwei verschiedene Lösungsansätze:

Prozessbeschleunigung und Skontominimierung durch OCR und Workflow!

Die Erfassung der Rechnungsdaten und die Rechnungsverbuchung werden im optimalen Fall vollständig automatisiert. Nach dem Scannen werden die Rechnungen mittels OCR-Verarbeitung ausgelesen und zur Prüfung bzw. Verbuchung bereitgestellt. Die Bearbeitung von Abweichungen und Rechnungsdifferenzen erfolgt mit erprobten Workflow-Templates, die mit geringem Aufwand ausgerollt werden können. Je nach Kundensituation werden bis zu 30% der Rechnungen vollautomatisch verbucht -ohne dass ein Eingriff eines Sachbearbeiters notwendig ist.

Bestandteile der Lösung sind:

  • Automatische Extraktion von Kopf- und Positionsdaten
  • Ergonomische Validierungsarbeitsplätze
  • Integrierte Bearbeitung aller Rechnungstypen in einer speziellen SAP-Vorschalttransaktion
  • Absprung in alle gängigen FI- und MM-Transaktionen
  • Workflow-Vorlagen für FI- und MM-Rechnungen
  • Integration von non-SAP User für Genehmigung und Differenzbearbeitung
  • Schnittstellen zu Lotus Notes und Microsoft Exchange

Vorteile für unsere Kunden sind:

  • Maximale Prozesskontrolle durch frühestmöglichen Einsatz von SAP Business Workflow
  • Verringerung des Arbeitsaufwandes bis zu 30%
  • Einhaltung von Skontofristen
  • ROI-Zeiträume zwischen 10 und 28 Monaten
  • Für verschiedene ERP-Systeme einsetzbar

Rechnungsprüfung schnell und transparent mit CIM

Das C1 Invoice Management CIM ist ein Template für die elektronische Rechnungsprüfung basierend auf Ceyoniq nscale. Es beinhaltet den vollständigen Freizeichnungsprozess für Rechnungen von der Erfassung der Rechnung bis zur Verbuchung. Die Rechnungen werden umgehend im zugrunde liegenden Archivsystem abgelegt. Das CIM verwaltet Kopf- und Positionsdaten. Die Mitarbeiter können Preise und Mengen prüfen und notwendige Kontierungen vornehmen. Ergänzende Features wie Protokollierung, Terminüberwachung und Unterschriftenregelung runden das Funktionsangebot von CIM ab

Bestandteile der Lösung sind:

  • Rechnungsdialog für Kopfdaten und Positionen
  • Email-Benachrichtigung und Weiterleitung
  • Kontierungsdialoge
  • Definierbare Freizeichnungsgrenzen
  • Protokollierung und Vorgangshistorie
  • Revisionssicheres Archivsystem

Vorteile für unsere Kunden sind:

  • Verarbeitung von Rechnungskopf- und Positionsdaten
  • Unmittelbares Weitersenden von Rechnungen an den nächsten Bearbeiter
  • Transparenter Bearbeitungsstatus, der von allen Beteiligten eingesehen werden kann
  • Überwachung der Durchlaufzeit mit gegebenenfalls folgender Eskalation
  • Rechnungen werden revisionssicher in Ceyoniq nscale archiviert